Adjoint Administratif

Date: 2024-11-21 12:12:54

Adjoint Administratif

Job Description

Aperçu du poste :

La réception sera le point de contact (physique) unique pour le public visitant les locaux de police de PEEL Plaza.

Sous la supervision générale du coordonnateur des services d’information, le poste est responsable des tâches générales de réception et d’administration pour le service de police de Saint-Jean, comme indiqué dans les lignes directrices opérationnelles normalisées.

Effectuer les tâches générales de réception, y compris le maintien du contrôle d’accès des visiteurs sur la base des procédures adoptées.

Agir en tant que premier point de contact avec les visiteurs (personnes non détenues), gérer l’accès des visiteurs à l’installation en utilisant les procédures établies.

Assurer la liaison avec diverses divisions / unités internes afin de répondre aux besoins des visiteurs, tels la vérification des données criminelles, les empreintes digitales, les entrevues, les permis de taxi, etc.

Distribuer des lettres de vérification de données criminelles et d’autres documents laissés à la réception par le personnel interne pour cueillette par les membres du public.

Au besoin, traiter des empreintes digitales civiles relatives à la vérification des données criminelles.

Assurer la liaison avec les agences externes (ministère de la Justice, GRC, Commisson de libérations conditionnelles) en ce qui concerne l’orientation des visiteurs en utilisant les principes établis.

Si nécessaire, surveiller CTV et signaler toute activité inhabituelle ou criminelle basée sur des principes établis.

Fournir et contrôler l’accès à la salle multifonctionnelle ou aux autres aires de rencontre dans le hall d’entrée.

Contrôler l’accès aux toilettes dans le hall.

Organiser le courrier par division / unité pour la collection.

Au besoin, surveiller et répondre à l’interphone à partir de la zone du quai de chargement.

Assister le personnel affecté au contrôle de la propriété lors de l’expédition / réception au besoin.

Répondre à la ligne administrative du service de police de Saint-Jean (3200, 3201).

Utiliser l’ordinateur, les applications reliées au H T E, et le matériel général de bureau.

Commander les fournitures de bureau et entretenir la réserve de papeterie.

Exécuter au besoin des tâches générales de bureau, dont la saisie au clavier, le photocopiage et le classement des dossiers.

Qualifications Essentielles :

Compétences en saisie au clavier d’au moins 35 mots par minute.

Doit avoir une habilitation de sécurité.

Une maîtrise du français (intermédiaire) selon l’échelle d’évaluation de la compétence orale de la province du Nouveau-Brunswick.

ÉDUCATION ET FORMATION :

Le candidat retenu doit posséder un diplôme en administration de bureau du NBCC ou un Business Certificate 1 de l’UNB, ou un programme équivalent.

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