Sales Assistant

Job Description

Bilingual Sales Administrator

As the Bilingual Sales Administrator, you will be accountable for controlling all internal and external documentation pertinent to Sales in order to maximize revenue. You will ensure that the equipment shipments and billing are accurately and efficiently processed within the scheduled time frames. The hours of work are Monday to Friday 9:00 a.m. to 5:00 p.m.

Key Responsibilities:

Review and Process Leases and purchases, service agreements and equipment order entry
Bill sales transactions
Track all order activity in individual Sales Representative Sales Log
Process equipment pick-ups as applicable to respective transaction
Process all invoice charges from Canon, ISG, and Canon dealers
Process leasing charges including residuals
Ensure accurate application of sales and service promotional programs to sales transactions
Review and audit complete Billing Packages pertinent to Service and Lease Agreements prior to proceeding with equipment order entry and invoicing.
Provide accurate and timely order status

To Succeed, You Will Need:

Post-Secondary Education
Minimum of 2-3 years of progressive work experience
Excellent mathematical skills
High degree of accuracy, attention to detail, able to meet deadlines.
Excellent time management, communication and interpersonal skills
Available for overtime
Excellent written and oral communication skills in both French and English
Good knowledge of Microsoft Office with a focus on Excel

Why Join?

REMOTE WORK:

We offer a Remote work schedule. You will be working from home Mondays to fridays each week.
When working from home, a reliable internet connection is required. Remote work is supported with cloud-based applications and collaboration tools

BENEFITS:

Comprehensive health coverage plan that includes medical, dental and vision
Life insurance, disability and wellness programs
Vacation, Paid Personal Time and Sick days
Matching RRSP contribution & Profit-Sharing Program
Tuition Assistance Program for professional continuing education
Discounts on Canon products, retailers, memberships and more!

EMPLOYEE PERKS:

Free coffee and snacks
Employee referral program
Inspire Program, online peer-to-peer recognition for redeemable points on hundreds of products
Community involvement
Employee Appreciation Events

Language requirement:

In this job, you will be required to provide support nationally. As customers and work colleagues are spread out across Canada, both English and French (written and spoken) is needed for day-to-day responsibilities such as: respond to customer (internal and external) calls from other provinces, review documents generated in other provinces, etc... Therefore, you must be able to communicate verbally and in writing in both official languages

Administrateur/Administratrice Bilingue des ventes

À titre d’administrateur/administratrice bilingue des ventes, vous aurez la responsabilité de fournir du soutien aux représentants des ventes de Canon. Ce qui signifie que vous aurez à transmettre les demandes des clients, à traiter les commandes, à fournir des devis estimatifs et des renseignements tels que l’inventaire et la fixation des prix. Vous serez responsable de la vérification de tous les documents de ventes internes et externes afin de maximiser les revenus, ce qui comprend le suivi des objectifs de ventes et la mise à jour des bases de données des clients. Vous vous assurerez aussi que les expéditions d’équipement et la facturation sont traitées correctement et dans le délai prescrit. Les heures de travail sont du lundi au vendredi, de 09h00 à 17h00.

Tâches principales et responsabilités:

Réviser et traiter les locations et les achats, les ententes de services et les entrées de commandes de matériel
Facturer les transactions de vente
Faire le suivi de toutes les activités de commandes dans le journal de ventes de chaque représentant des ventes
Effectuer la prise en charge de matériel telle qu’elle s’applique respectivement à chaque transaction
Traiter tous les frais facturés de Canon, du GSI et des détaillants de Canon
Traiter les frais de location, y compris les frais résiduels
S’assurer que les programmes promotionnels de ventes et de services sont appliqués aux transactions de vente avec exactitude
Réviser et vérifier la conformité de la facturation complète avec les ententes de services et de locations avant d’effectuer l’entrée des commandes de matériel et la facturation
Fournir l’état des commandes de manière précise et en temps voulu

Pour réussir vous devez posséder:

Excellentes compétences en mathématiques
Très grand souci du détail et de l’exactitude et capable de respecter les échéanciers
Excellente gestion du temps, aptitudes en communication et compétences interpersonnelles
Disponible pour faire des heures supplémentaires
Excellentes aptitudes en communication orale et écrite autant en français et qu’en anglais
Bonne connaissance de Microsoft Office et plus particulièrement Excel

CE QUE VOUS Y GAGNEZ

TRAVAIL À DISTANCE:

Ce poste offre un horaire en teletravail. Vous travaillerez de chez vous du lundi au vendredi.
Lorsque vous travaillez à domicile, vous devez disposer d'une connexion Internet fiable. Le travail à distance est assuré par des applications et des outils de collaboration infonuagiques

AVANTAGES

Plan de couverture médicale complet comprenant des soins médicaux, dentaires et de la vue
Programmes d'assurance-vie, d'invalidité et de mieux-être
Vacances, temps personnel et jours de maladie rémunérés
Cotisation de contrepartie au REER et régime de participation aux bénéfices
Programme d'aide aux frais de scolarité pour la formation professionnelle continue.
Réductions pour des produits Canon, chez des détaillants, pour des abonnements et bien plus encore!

AVANTAGES ACCESSOIRES POUR LES EMPLOYÉS

Programme de recommandation de candidats par les employés
Inspirez : programme en ligne de reconnaissance entre collègues pour des points échangeables sur des centaines de produits
Participation à la communauté locale (en virtuel jusqu'à ce que la réglementation autorise la participation en présentiel)
Événements et initiatives d'appréciation des employés (en virtuel jusqu'à ce que la réglementation autorise la participation en présentiel)