Responsable administratif

Job Description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Résumé Du PosteSous la responsabilité directe du président du département d'études intégrées en éducation, le titulaire du poste assure une administration efficace et efficiente du département, à l'appui de l'enseignement, de la recherche et de l'administration, conformément aux buts et objectifs du département, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l'université. Planifier, élaborer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour le département.Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Soutenir les activités liées à l'administration générale, notamment les finances, les ressources humaines, la communication, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et lignes directrices de l'université. Exercer des fonctions liées à la planification et à l'analyse institutionnelle.Principales ResponsabilitésVolet opérations:Gérer les activités administratives de l'unité en veillant à ce que la qualité du travail, les procédures et les processus en place servent correctement le département et la communauté universitaire.;Rationaliser et normaliser tous les aspects des opérations ;Responsable des opérations administratives, de la gestion quotidienne et du bon fonctionnement du département des études intégrées en éducation (supervision et approbation des demandes d'évaluation des cours semestriels), ainsi que du Bureau de l'éducation des Premières nations et des Inuits (OFNIE). Superviser et initier les transactions BSAC/ MINERVA/WORKDAY avec les RH de la faculté et le gestionnaire FSTafin d'assurer la conformité des paiements et de la documentation ;Participer à la planification budgétaire et recommande des affectations budgétaires, prépare et soumet le budget de fonctionnement annuel du département.En collaboration avec le responsable du marketing et de la communication de la faculté, le titulaire supervise la production de matériel de marketing sur le département, ses programmes, les activités de recherche de la faculté et d'autres événements, y compris la gestion des divers sites web du département. Représenter le département et assure la liaison avec l'administration de la faculté et/ou de l'université afin de garantir le maintien et le bon fonctionnement du département.Volet Ressources HumainesSuperviser l’équipe et évaluer l'avancement des mandats de manière juste et équitable ;Superviser directement les superviseurs administratifs et leur fournit des conseils afin de garantir un environnement de travail positif et efficace. Effectuer diverses tâches reliées à la gestion des ressources humaines, y compris la répartition de la charge de travail, la gestion de la performance, la résolution des conflits, la structure organisationnelle du département ;Planifier, programmer et diriger la charge de travail, et contrôler les performances et les objectifs de l'unité.Assurer la liaison avec l'administration de la faculté et les syndicats sur les questions relatives au département.ProcéduresExaminer les questions, conseiller et solutionner les enjeux ;Rencontrer régulièrement les équipes administratives pour s’assurer de la cohérence, l'équité et la conformité ;Identifier et participer à des initiatives d'amélioration continue afin de maximiser l'efficacité de l'unité;Effectuer des analyses de besoins et identifier les formations appropriées pour le personnel administratif ;Recueillir et analyser les données afin de préparer le rapport annuel du département, les examens cycliques et d'autres rapports selon les instructions du responsable du département. Répondre aux demandes de données et de rapports émanant de la faculté ou de l'administration de l'université;Recommander, développer, mettre en œuvre et suivre les nouvelles procédures administratives, les politiques et les processus qui soutiennent l'orientation stratégique du département, et conduire l'unité à travers des changements significatifs.AdministrationAssister le responsable du département dans la préparation des dossiers, des politiques et des procédures ;Formuler des recommandations concernant les besoins en ressources (espace et budget) ;Planifie et révise la communication sortante avec tous les membres du corps enseignant du département au nom du président du département.Organiser les réunions du département et y participer ;Superviser la rédaction de procès-verbaux détaillés lors des réunions, prendre des décisions et assurer le suivi et la mise en œuvre des décisions convenues ;Assurer la liaison avec l'administration de la faculté et les syndicats sur les questions relatives au département ;En collaboration avec le responsable du département, superviser et gérer le recrutement et l'embauche de tous les CAS, chargés de cours, AT, AR, correcteurs, postdocs et autres occasionnels.Veiller à ce que toutes les embauches toutes les embauches respectent les dispositions des conventions collectives, les politiques de l'université et les normes du travail. Assurer la liaison avec le bureau des ressources humaines de la faculté et les syndicats, le cas échéant;En collaboration avec le responsable du département, gérer la charge de travail académique. Participer au recrutement du personnel académique et signaler la progression du personnel académique depuis le recrutement jusqu'à la retraite.Autres Compétences Et/ou AptitudesAutres compétences et/ou aptitudes Compétences organisationnelles avérées avec une expérience de la gestion d'une unité et de la supervision du personnel. Expérience avérée de la gestion d'agendas et d'équipes complexes et à multiples facettes.Leadership, esprit d'initiative, détermination et créativité avérés dans la résolution de problèmes. Solides compétences en matière de communication (écrite et orale) et capacité à interagir de manière positive et efficace au niveau professionnel avec les parties prenantes internes et externes. Des compétences en matière de gestion de projet sont un atout. Le candidat doit être capable de hiérarchiser des demandes multiples, et notamment de procéder à une évaluation complète des problèmes afin de déterminer les priorités.Il doit être capable de faire preuve d'un haut niveau d'initiative, d'indépendance, de professionnalisme et de discrétion à tout moment. Posséder un grand souci du détail.Faire preuve de flexibilité afin de s'adapter à des délais serrés, à des changements fréquents et à des demandes. Il est méticuleux dans la documentation des actions de suivi concernant les dossiers en cours. Maîtrise des applications informatiques, en particulier Excel, y compris, mais sans s'y limiter, la conception de sites web (drupal) et de formulaires web, ainsi que des applications Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint, Teams et Planner.Expérience en matière de prévisions budgétaires et d'analyse de données.Une expérience de BSAC/MINERVA/WORKDAY est un atout.La connaissance des politiques et procédures de l'Université est un atout.L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.Formation Et Expérience Minimales RequisesBaccalauréat 3 ans Expérience connexe /Salaire Annuel(MPEX – Classe 04) $62,550.00 - $78,190.00 - $93,830.00Heures Par Semaine33.75 (Temps plein)SuperviseurProfesseur agrégéDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :Date Limite Pour Postuler2024-01-11L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

Other Benefits:

Be an early applicant