Job Description

WSP is committed to creating workspaces for our employees to thrive. We are currently searching for an energetic Office Administrator who will be integral to creating a great first impression for our staff and visitors.

As an Office Administrator, you will value the importance of maintaining an organized, efficient office environment on behalf of your colleagues. You will be a stand-out brand ambassador for WSP, ensuring a welcoming environment for staff, vendors and visitors alike.

This is an opportunity for an Administrative Specialist who is keen to develop a career in Office Administration, working in a fast-paced, demanding environment where your efforts will contribute to the success of one of Canada’s leading Engineering firms.

Why WSP?

• We value and are committed to upholding a culture of Inclusion and Belonging
• Our Flexible Work Policy – we recognize the importance of balance in our lives and encourage you to prioritize the balance in yours. We will support you on and off the job so you can be fully present in both your work and home lives.
• A Canadian success story - we're proud to wear the red and white of this beautiful country and show the world what Canada has to offer.
• Enhance the world around you - from the environment to the highways, to the buildings and the terrain, WSP is the fabric of Canada.
• Outstanding career opportunities - we're growing and pushing ourselves every day to be greater than yesterday - we're open to your ideas and trying new things.
• A phenomenal collaborative culture and a workforce filled with genuinely good people who are doing humbly important work. Come find out for yourself what it's like to be a part of our journey.
  
  
  

We offer attractive pay, flexible work options, a great corporate culture, comprehensive and employee-focused benefits including virtual healthcare and a wellness platform as well as great savings programs, and a clear vision for the future.

#WeAreWSP

A day in the life:

• Welcome and direct clients and visitors in a cordial and professional manner.
• Answer phone calls through the MS Teams Platform and respond to maintenance, security requests.
• Maintain, reserve and help clean clients’ front of house conference rooms, supporting client catering requests.
• Monitoring logbook, issuance of visitor badges and office supplies also inclusive of providing workstations, staff lockers, and directions to parking of personal and company vehicles.
• Support Facility team with service request management of all offices.
• Maintain a clean, tidy, safe and functional reception area.
• Manage distribution and collection of mail and packages, as well as invoices and cheques.
• Maintain floor plans for employees. Use of Flowscape in certain offices.
• Provide general administrative support, as time permits or as requested by the Senior Facilities Administrator.
• Front of house Coffee station management.
• Support the user experience of visitors, that is; WiFi, monitors, connections.
• Management of office supplies, including ordering, if applicable.
• Enter in the service requests log, any walk-in complaints.
• Fire warden
• Other assigned tasks;
  
  
  

What You'll Bring To WSP …

• More than 1 year of experience in reception/or standard.
• Your physical attendance at the office is required during weekdays
• Excellent communication and interpersonal skills, and a professional way of making calls.
• Ability to be proactive and provide courteous and prompt service to our clients.
• Able to handle sensitive and confidential information.
• Be flexible and able to multitask in a team environment.
• Have an intermediate working knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Willingness to be First Aid/ CPR and Fire Warden trained.
  
  
  

About Us

WSP est l’une des plus importantes firmes de services professionnels à travers le monde. Notre mission est d’assurer la pérennité de nos villes et nos environnements.

Notre équipe compte plus de 65 000 membres dans le monde. Au Canada uniquement, nous sommes plus de 12 000 personnes impliquées dans tous les domaines; de l'assainissement de l'environnement à la planification urbaine, de l'ingénierie de bâtiments emblématiques à la réalisation de réseaux de transport durables. Nous trouvons de nouvelles façons d'extraire des ressources essentielles et développons des sources d'énergie renouvelables pour l'avenir.

Chez WSP :

• Nous accordons une grande valeur à nos employés et à notre réputation.
• Nous œuvrons localement, mais avec une envergure internationale.
• Nous sommes axés sur l’avenir et remettons en question le statu quo.
• Nous favorisons la collaboration dans tout ce que nous faisons.
• Nous soutenons une culture d’autonomie et de responsabilisation.
  
  
  

Veuillez noter:

La santé et la sécurité sont des valeurs absolument essentielles pour WSP. Étant donné l’importance de se garder en sécurité, vous devez vous conformer à notre politique de santé, sécurité et environnement (SSE) en tout temps, ainsi qu’aux politiques SSE du client lorsque cela s’applique.

Les offres d'emploi pour des postes impliquant des travaux sur le terrain et assujettis en matière de sécurité sont conditionnelles à ce que les candidats soient en mesure d'effectuer des tâches physiques clés du travail tel que décrit dans l'offre d'emploi et lors de l'entrevue. Cela peut inclure la capacité de travailler dans une variété de conditions environnementales, telles que les régions éloignées ou isolées, travailler seul, et dans des cas de mauvais temps (dans des limites sûres et raisonnables).

L'usage du genre masculin inclut le féminin et n'a été utilisé que pour alléger le texte

WSP accueille et encourage les personnes à mobilité réduite. Les accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

WSP souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Seules les candidatures retenues seront contactées.

WSP n’accepte pas les cv spontanés transmis par des agences. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez lire VEUILLEZ LIRE L’INTÉGRALITÉ DE LA POLITIQUE