Titre du poste

ADJOINTES ADMINISTRATIVES ou ADJOINTS ADMINISTRATIFS (2 postes)

Période de l’emploi

Postes temporaires, jusqu'au 3 mai 2024 et jusqu'au 19 juillet 2024, avec possibilité de renouvellement.

Campus

Moncton

Type

Personnel professionnel

Type de poste

Temporaire

Secteur

Faculté d'administration

Fonction et information générale

La personne affectée à ce poste est la collaboratrice immédiate de la doyenne ou du doyen et de la vice-doyenne ou du vice-doyen en ce qui a trait aux activités administratives de la Faculté d'administration. En particulier, la personne :

RESPONSABILITÉS :

Assure des responsabilités administratives se rapportant à la gestion des dossiers académiques, en particulier les admissions, inscriptions, réadmissions et la préparation des dossiers en vue de l'attestation d’études ;

Coordonne la gestion des horaires de cours, y compris la préparation de l’horaire en fonction des charges de cours des départements et des modifications nécessaires. Ainsi que la réservation des locaux de la Faculté;

Effectue le déblocage des cours dans Perceptive Content, en se conformant aux prescriptions de cours pour les étudiantes et étudiants inscrits en probation P1 et P2, ainsi que pour les étudiantes et étudiants en échange en provenance de différents pays;

Assiste la vice-doyenne ou le vice-doyen dans l’établissement des rendements à la fin des semestres, notamment la préparation des listes et des relevés de notes;

Gère le BAA multidisciplinaire (environ 30 dossiers étudiants) et les certificats (environ 15-20 dossiers étudiants, temps plein et temps partiel) de la Faculté;

Coordonne la gestion du personnel de soutien administratif, du matériel, des équipements, et des services d'entretien de la Faculté;

Coordonne les bourses de la Faculté, telles que les Bourses Frank H. Sobey, Leadership Jean-et-Françoise-Cadieux et Assomption-vie;

Organise des rencontres avec les étudiants mentors de la Faculté;

Assume la responsabilité de gérer la petite caisse et la carte de crédit du Décanat;

Gère le registre de temps et les vacances annuelles pour le personnel administratif;

Agit comme personne-ressource en liaison avec les divers services de l’Université, à l’échelle nationale et internationale;

Gérer les commandes d’ameublement et d’équipement pour la Faculté;

Accueille les nouveaux membres du personnel (professeures, professeurs et personnel administratif), en leur assignant un bureau équipé;

Organise les visites des étudiantes et des étudiants d’un jour pour la Faculté;

Coordonne les diverses activités liées au recrutement et placement des étudiantes et étudiants, ainsi que l’organisation d’évènements spéciaux et le volet international.

Particularités

Grade post-secondaire, ou l'équivalence en formation et expérience, de préférence avec une connaissance du milieu universitaire et une bonne expérience dans le domaine administratif ;

Excellente connaissance du français (oral et écrit) et une bonne aptitude au niveau de la rédaction; (une connaissance de l'anglais serait également un atout);

Bonne connaissance des programmes de la Faculté et règlements universitaires;

Bonne connaissance des logiciels Socrate, Word, Excel, Outlook, Maniweb, Perceptive content;

Esprit d'initiative, sens de l'organisation, habileté à définir des méthodes de travail et à élaborer des plans d'action et des programmes de travail;

Habileté à juger adéquatement une situation et atteindre les objectifs visés; et,

Bonnes relations interpersonnelles.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant les numéros de référence.

L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada.

Salaire

Salaire annuel de 55 886 $ à 65 457 $ (35h/semaine)

Fermeture du concours

Jusqu'à ce que les postes soient comblés

Entrée en fonction

Dès que possible

Numéro de référence

UM24-OUR003_M00014-95-UM24-OUR004_M04592-00